In una riunione, il capo arriva già con un'opinione formata. L'argomento è X. Lui crede che la soluzione sia Y. Ascolta gli altri per cinque minuti, poi prende il controllo della conversazione. Parla per quaranta minuti. Presenta la sua visione. Risponde alle obiezioni (che sono poche, perché chi oserebbe contraddire il capo?). Finisce dicendo "Ecco cosa faremo." Riunione finita.

Cosa ha imparato il capo da questa riunione? Niente. Ha solo confermato quello che credeva già. Cosa ha imparato il team? Che il capo non li ascolta. Che l'opinione del capo è già decisa. Che è inutile fare domande. La prossima volta che il capo convoca una riunione, il team arriva in silenzio.

Un capo efficace fa il contrario. Arriva alla riunione con una domanda, non con un'opinione. Ascolta il 70% del tempo. Parla il 30%. E quello che parla è per chiarire, non per convincere.

Perché i capi parlano tanto

La prima ragione è insicurezza mascherata da fiducia. Il capo parla tanto perché è spaventato che se ascolta troppo, il team noterà che non sa la risposta. Quindi riempie il silenzio con parole. È una strategia di sopravvivenza: se parlo abbastanza, forse nessuno si accorgerà che non so.

La seconda ragione è abitudine. Il capo è stato promosso perché era bravo a fare il lavoro operativo. Era bravo a parlare, a convincere, a presentare. Quindi continua a fare quello che lo ha portato al successo. Non si rende conto che il lavoro di capo è completamente diverso.

La terza ragione è fretta. Ascoltare prende tempo. Il capo ha fretta. Crede che se parla, accelera le cose. In realtà, rallenta tutto.

Come imparare ad ascoltare

Il primo passo è di riconoscere che non sai tutto. Il capo di una PMI non può sapere più del team combinato. Il commerciale sa più del capo di commercio. Il responsabile di produzione sa più di tutti come funziona il processo.

Il secondo passo è di preparare una domanda veramente aperta. Non "Siete d'accordo che dovremmo fare X?" Ma "Come pensi che dovremmo affrontare questo? Che ostacoli vedi?"

Il terzo passo è di ascoltare veramente. Non ascoltare mentre pensi a quello che dirai dopo. Ascoltare per capire veramente. Se non capisci, fai domande. "Mi aiuti a capire: quando dici X, cosa intendi esattamente?"

Il quarto passo è di accettare che l'opinione del tuo team potrebbe essere migliore della tua. Non è una sconfitta. È un'opportunità. Se il commerciale propone una soluzione che è migliore di quella che stavi pensando, hai guadagnato.

Come condurre una riunione dove veramente ascolti

Primo, il capo presenta il problema. Non la soluzione. "Abbiamo una sfida con i tempi di consegna. Non sappiamo perché. Mi aiutate a capire?" Finito.

Secondo, ogni persona nel team dice quello che vede. Il capo ascolta. Prende note. Non interrompe.

Terzo, il capo fa domande di chiarimento. "Quando dici X, cosa significa? Hai dati di supporto?"

Quarto, il capo fa una pausa. "Lasciatemi digerire. La prossima settimana vi dico come procediamo." Non decide subito.

Quinto, comunica la decisione: "Ho ascoltato tutti voi. Ecco quello che vedo come il vero problema. Ecco il piano. Ecco come il vostro input ha plasmato la mia decisione."

Risultati realistici

Se inizi a ascoltare veramente, il cambiamento è drammatico. Il tuo team parlerà: dalle prossime riunioni, proporranno idee. Le tue decisioni miglioreranno, perché basate su informazioni complete. E il rispetto che il tuo team ha verso di te salirà.

Un capo che parla di più è noioso e inefficace. Un capo che ascolta di più è saggio e potente. La gente non segue chi parla. Segue chi ascolta, perché sanno che quel capo davvero li vede.