Un manager di una PMI mi disse una volta: "Tengo quaranta riunioni a settimana. Mi rimane un'ora al giorno per il lavoro vero. Come faccio a essere efficace?" La risposta: non puoi.
La maggior parte delle PMI ha una cultura di riunionismo. C'è una riunione per informare. Una riunione per decidere. Una riunione per allineare. Una riunione per aggiornare. Una riunione per coordinare. E naturalmente le call con i clienti. Una volta che il capo finisce le riunioni, la giornata è finita.
Drucker è molto chiaro: un manager non può essere efficace se passa il 70% del suo tempo in riunioni. Le riunioni vanno razionalizzate. Drasticamente.
Perché le riunioni proliferano
La prima ragione è paura di escludere qualcuno. Se metti i piedi in una riunione, tutti vogliono essere inclusi. Quindi il capo aggiunge una riunione successiva con quella persona. E le riunioni si moltiplicano.
La seconda ragione è che le riunioni fanno sembrare che si stia facendo qualcosa. Una giornata piena di riunioni sembra una giornata produttiva. Ma pensare profondamente è lavoro. Riunioni vuote sono tempo sprecato.
La terza ragione è mancanza di disciplina. Se non decidi che il mercoledì alle 9 c'è una riunione e basta, le riunioni avranno un'agenda galleggiante.
Come razionalizzare le riunioni
Categoria uno: riunioni che producono una decisione. Ha senso. Ma deve essere breve, efficiente, e deve portare a una decisione vera. Non a una discussione infinita.
Categoria due: riunioni di coordinamento. Persone che lavorano su progetti diversi che si toccano. 30 minuti massimo. Ognuno racconta lo stato della sua parte, i rischi che vede, le dipendenze che ha.
Categoria tre: riunioni di aggiornamento. Elimina la categoria tre. Subito. Se il tuo team ha bisogno di essere aggiornato su quello che fai, inviagli una email una volta a settimana.
Come condurre una riunione che non sia una perdita di tempo
Una riunione per comunicare una decisione? 30 minuti massimo. Capo presenta. Ascolta due domande di chiarimento. Fine.
Una riunione per prendere una decisione? Un'ora. Tu presenti il problema. Ogni persona nel team dice come lo risolverebbe. Al termine presenti la soluzione che hai deciso.
Una riunione per sincronizzare coordinamento? 30 minuti. Ognuno dice lo stato della sua parte in tre frasi.
In tutte queste riunioni: decidi prima della riunione quale è il tipo. Comunica il tipo all'ordine del giorno. E quando la riunione ha fatto quello per cui era stata convocata, chiudi la discussione.
Il follow-up
Alfred Sloan a GM, alla fine della riunione, mandava un breve memo ai partecipanti: "Ecco quello che abbiamo deciso. Ecco l'incarico per X, l'incarico per Y. Ecco le scadenze." Tutti sapevano esattamente cosa fare.
Risultati realistici
Se ridimensioni dalle 40 riunioni alla settimana a 10-12 riunioni essenziali, hai 6-7 ore a settimana di tempo ininterrotto. È un cambio di gioco. Puoi scrivere il documento strategico che hai rimandato da mesi. Puoi pensare profondamente a come risolvere il problema che il tuo team non riesce a risolvere.
Le riunioni sono uno strumento. Non il lavoro. Quando le riunioni diventano il lavoro, smetti di essere efficace.