In una PMI, una decisione importante viene presa in una riunione. Sono presenti il capo, i tre direttori, il responsabile amministrativo. Il capo dice: "Abbiamo deciso di cambiare il nostro sistema di gestione del magazzino. Partiremo il prossimo mese." Tutti annuiscono. Escono dalla riunione.

Una settimana dopo, il direttore di produzione non ha capito bene cosa fare. Il direttore commerciale pensa che fosse una riunione informativa, non una decisione vera. Il CFO ha capito, ma l'ha capito male. L'amministratore non sa nemmeno che la decisione è stata presa. Tre settimane dopo, il capo scopre che niente è stato fatto. È furioso. "Avevo detto di iniziare il mese scorso! Perché nessuno mi ha ascoltato?"

Il problema non è che le persone non vogliano ascoltare. Il problema è che la decisione non è mai stata vera.

Cosa significa "responsabile"

Responsabile non significa "parte interessata" o "consulente." Responsabile significa che se la cosa non accade, è colpa sua. Se il progetto slitta, lui presenta un piano di recupero.

In molte PMI, questa chiarezza non esiste. Ci sono "contributori," persone che "lavorano al progetto," "stakeholder," ma nessuno che è veramente responsabile. Il risultato è che quando qualcosa va male, tutti hanno una scusa.

Per evitare questo, quando prendi una decisione, la prima cosa che dici è il nome. "Questo progetto è responsabilità di Giulia. Giulia, chiaramente capito che il successo di questo è tuo?"

Cosa significa "il termine"

Un vero termine è fatto di micro-scadenze. "Settimana uno: analisi dello stato attuale. Settimana due: specifiche del nuovo sistema. Settimana tre: pianificazione della migrazione. Settimana quattro: implementazione del pilota." Ora Giulia sa cosa fare ogni settimana. Non è una cosa lontana e nebulosa.

Chi deve sapere

Una decisione deve avere una lista di persone che devono sapere—non per gossip, per azione. Quando decidi di cambiare il magazzino, chi deve sapere? Il direttore commerciale, perché i cambiamenti toccano i tempi di consegna. Il CFO, perché ci sono implicazioni di costo. Il team IT, se il nuovo sistema ha componenti informatici.

Inoltre c'è una parte meno ovvia: chi deve approvare prima che la cosa accada? Magari il CFO deve dare il via libera sui costi prima che Giulia ordini il nuovo sistema.

Come comunicare una vera decisione

Quando comunichi una decisione, dì: "Ecco la decisione. Ecco chi è responsabile (Giulia). Ecco il termine con le milestone. Ecco chi deve sapere. Ecco chi deve approvare prima che accada. Ecco il primo checkpoint per misurare il progresso. Domande?"

Risultati realistici

Se usi questa struttura, il 90% delle tue decisioni si realizzano come inteso. Quando scopri che c'è un blocco, lo scopri presto—a Giulia spunta qualcosa di inaspettato nella settimana due e lo segnala immediatamente. E i tuoi team cominciano a credere davvero che quello che decidi accade.