Uno dei misteri della gestione interna è perché le PMI richiedono una proposta scritta agli esterni ma si fidano della stretta di mano con chi lavora dentro. È sbagliato. Una proposta scritta interna è ancora più importante di quella esterna, perché la tua azienda è più caotica, meno formale, e quindi più vulnerabile a fraintendimenti, scope creep e disappuntamento.

Scopri allora che il progetto su cui hai lavorato per tre mesi non è quello che il cliente credeva di aver chiesto. Lui pensa che dovevi fare X, Y e Z. Tu hai fatto X e Y. Lui è deluso. Tu sei frustrato. La vostra relazione si deteriora. Tutto perché non c'era un accordo scritto.

Un foglio di carta di una o due pagine, firmato prima che il lavoro inizia, vi protegge entrambi. Non è pignoleria burocratica. È governo professionale, applicato anche alle relazioni interne.

Perché le PMI saltano questo passaggio

Il motivo è semplice: sensazione di informalità. L'ambiente interno è veloce, orizzontale, basato su trust. Una proposta sembra eccessivamente formale, come se non ci fidassimo l'uno dell'altro. Ma nello stesso ambiente informale, le persone cambiano idea facilmente. Quello che il capo voleva tre mesi fa, oggi non lo ricorda più nello stesso modo. Senza un accordo scritto, sei tu che rimani a carico dei cambiamenti.

Cosa mettere in una proposta interna

Una proposta interna non deve essere un documento di 20 pagine. Basta una pagina, massimo due. Ma deve contenere cinque elementi essenziali.

Primo: descrizione della situazione. Una descrizione concisa di ciò che ha portato ad avviare questo progetto. Esempio: "L'onboarding dei nuovi assunti sta richiedendo quattro settimane. Vogliamo ridurre questo tempo a tre settimane mantenendo la qualità."

Secondo: obiettivi specifici. Non "migliorare l'onboarding." Ma: "Ridurre il tempo da quattro settimane a tre. Aumentare il punteggio di soddisfazione dei nuovi assunti da 6.5 a 8 su scala 10."

Terzo: misure di successo. Come misureremo che abbiamo raggiunto gli obiettivi? "Tracking settimanale dei giorni di onboarding. Survey ai nuovi assunti al giorno 14 e 28."

Quarto: quello che farete voi. Il concreto: "Revisioneremo il manuale di onboarding. Creeremo un checklist giornaliera per i manager."

Quinto: quello che vi aspettate dal cliente. Cruciale: "Abbiamo bisogno che i manager dedichino 30 minuti settimanali alla nostra riunione."

Se il cliente firma questo, non solo voi avete accordo. Il cliente ha anche preso un impegno pubblico.

Come presentarla

Manda il documento per email: "Ho sintetizzato quello che abbiamo discusso nei punti sotto. Così ci assicuriamo che siamo allineati." Una volta che sei d'accordo, chiedi una firma, anche se è solo un "approvato" via email. Quello è il momento in cui il progetto inizia veramente.

Cosa cambia dopo che avete una proposta firmata

Primo, non c'è più spazio per il "Pensavo che avessi concordato di fare X." È tutto scritto. Secondo, se le priorità cambiano, entrambi riconoscete che è uno "scope change" e discutete se procedere. Terzo, quando il progetto è finito, potete verificare se avete raggiunto gli obiettivi originali. Non è una sensazione vaga. È fatto o non fatto.

Una proposta scritta trasforma il vostro rapporto da informale a professionale. Sì, informale. Ma protetto.